En el mundo actual a la hora de manejar la información, esta debe ser lo más precisa y fiable posible, es por ello que en una empresa se debe tener especial cuidado en la creación y manejo de todos sus datos. 

Ya que uno de los recursos más importante dentro de una empresa son los datos que se tratan, en el entorno de SAP Business One el manejo de todos los datos es de gran importancia, ya que esto nos permite la toma de decisiones oportunas. Se puede decir que estos datos constituyen la base de datos para las operaciones de una empresa, por lo cual en el momento de su creación en el sistema se deben tener en cuenta todos los detalles y especificaciones a tener en cuenta.

Dentro de SAP Business One, existen varios tipos de datos maestros, como lo son los datos maestros de los interlocutores comerciales (clientes, proveedores y leads), los datos maestros de los artículos, los almacenes y las cuentas del mayor, con los cuales interactúan las diferentes áreas de la empresa, en cualquier momento, de acuerdo a la función que se esté realizando.

Una de las principales características de los datos maestros, es que éstos son registros únicos, es decir, no debe existir la duplicidad de estos registros, generando así una mayor rapidez en las acciones a tomar, mayor confianza de los informes generados, realizar trazabilidad de las operaciones.   

Es importante que a la hora de definir estos datos maestros se especifiquen todas las características, se detalle toda la información necesaria que se requiera en cada uno de los campos que se deben completar; también es muy importante que el acceso a la creación y modificación de estos datos sea restringida, de esta forma se evita que algún empleado de la empresa realice cambios a su medida, ocasionando pérdidas de tiempo para el resto de los compañeros buscando una información que ha sido modificada, y de lo cual no tienen conocimiento.

En SAP Business One puede utilizar los datos maestros de los interlocutores comerciales (clientes, proveedores y leads) también para planificar actividades para ellos; estos registros constituyen la base de todos los documentos de compra y venta. Algunos datos relevantes son:

• Detalles generales (teléfonos, correo, dirección).
• Personas de contacto.
• Direcciones de facturación y entrega.
• Condiciones de pago.
• Finanzas (cuentas asociadas).
• Información fiscal.

Por otra parte con los datos maestros de los artículos, se pueden tratar todos los artículos que la empresa compra, produce y vende, así como los artículos que almacena en su inventario. Algunos datos relevantes son: Proveedor por defecto, almacén por defecto, unidades de medidas de compras, unidades de medidas de ventas, unidades de medidas de inventario, método de valoración, método de planificación, y método de aprovisionamiento.

Y por último, en cuanto a la cuentas del mayor, es muy importante definirlas dentro del grupo contable que le corresponde, así como también, definir la moneda con la cual estará trabajando esa cuenta.

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