Por qué usar Power BI en servidores en la nube en vez de Excel: ventajas y casos de uso

¿Cómo reconocer una empresa innovadora y digitalizada?

Planifica tus proyectos con éxito teniendo en cuenta los datos y previsiones más eficientes.

Esa cualidad es el valor que diferencia sustancialmente en este momento una marca interesante y “sexy” para invertir, y hace que accionistas de todo el mundo  quieran invertir y colaborar en tu proyecto.

Una empresa innovadora y digitalizada es aquella que no utiliza Excel, según los grandes gurús de la Inteligencia Artificial y la digitalización, o que lo usa solo para temas puntuales y residuales.

Una empresa digitalizada con enfoque de futuro es aquella que combina todas las herramientas digitales disponibles para su gestión óptima.

¿Por qué utilizar programas como Power BI si estamos utilizando servidores en la nube en vez de Excel?

Eescubre por qué power bi es la mejor opción para manejar grandes volúmenes de datos en la nube y cómo puede evitar los colapsos comunes al usar Excel.

¿Qué es Power BI?

¿Qué es Business Intelligence?

BUSINESS INTELLIGENCE

Business Intelligence es aplicar “Marketing” en los negocios, es optimizar la comunicación de las personas que trabajan dentro de tu empresa con tus clientes dentro de tus negocios de forma inteligente, optimizando procesos, mejorando la eficiencia de cada paso, desde la producción, ventas, consumo del producto o servicio y hasta la fidelización de clientes, con el objetivo general de mejorar la rentabilidad y propiciar una viabilidad a corto, medio y largo plazo.

Gracias a aplicaciones como Power BI de Microsoft podemos fusionar datos de diferentes fuentes de  datos como webs, tiendas online, almacenes digitalizados, Excels, CRM,s, etc; y generar una base de datos unificada, a la que podremos acceder de forma simultánea, la cantidad de usuarios que se requiera en cada caso, sin que se bloquee.

Un ejemplo sería una tienda online de bicicletas que tiene diversos puntos de venta físicos, web con ecommerce, luego la web con ventas B2B entre empresas del sector, también tiene abiertos puntos de venta en marketplaces como Amazon, AlyExpress, etc. Todos los potenciales clientes acceden al mismo stock desde diferentes origenes y pueden realizar con esos datos diferentes procesos, por ejemplo cuando calculan una cantidad de compra que hace que el envío le salga gratuito, o aplican algún cupón de descuento, o son usuarios VIP, o ven los precios sin IVA, por ser tiendas finales, o son proveedores que quieren calcular el margen de beneficio; si tenemos los datos limpios en nuestra base de datos de CRM vinculados a Power BI, todos los usuarios del mundo pueden ver lo que quieran y hacer lo que quieran en cada momento.

Así también sabiendo el historial de compras de toda la década anterior podemos hacer una previsión de ventas para los próximos 4 años y calcular costes de materiales, transportes, logística, que podemos optimizar gracias el análisis estratégico.

Otro ejemplo sería saber qué tendencias de consumo pueden surgir a partir de ahora en nuestro sector y realizar inversiones estratégicas que nos pueden hacer adelantarnos a nuestros competidores, si llevamos unos 5 años que el comercio online va al alza, deberemos apostar aún más por las ventas online, a pesar de que hayan disminuido al salir de la pademia; también el efecto post pandemia lo que sí ha hecho es favorecer que la gente esté más en casa y haga deporte en casa y quizás podríamos invertir en crear bicicletas que sean tanto para interior como exterior, o en gadgets que fijan la bicicleta en el suelo para poder practicar las dos modalidades.

Con IA generativa podríamos desarrollar todos los prototipos de forma virtual necesarios en 3D Max, AutoCAD y Revit, para llevarlo a impresión 3D.

En el sector del bebé es muy importante saber la tasa de natalidad y las zonas geográficas con más natalidad para hacer una previsión de venta potencial de productos.

Con Power BI podríamos entrenar a nuestro algoritmo con Inteligencia Artificial y Machine learning dentro de la misma aplicación para que aprenda de nuestros datos y nos sugiera en forma de gráficos dinámicos los diferentes escenarios posibles y nos bridaría unas previsiones de inversiones a realizar más o menos arriesgadas que nos pueden ayudar a tomar decisiones.

Esta opción también la utilizan en la gestión de equipos deportivos de élite como es el caso del equipo del entrenador del FC Barcelona Hansi Flick, que analiza los datos de juego y biométricos en tiempo real de todos sus jugadores, jugando con los datos históricos de sus tendencia de juego y diferentes situaciones posibles o escenarios, de forma que el “big data”, la aplicación con Power BI, con el motor Power Query, mezcla los datos y le sugiere qué jugador puede tener mejor rendimiento en cada partido, teniendo en cuenta el rival, el cansancio acumulado, la dificultad, la experiencia necesaria, etc. La aplicación te dirá utiliza al jugador X y quizás tu como entrenador, aplicando tu instinto y experiencia, tengas una sensación de que otro jugador puede resultar más fiable para ese caso.

Datos de futbolista en aplicaciones especializadas en deportes con IA 

• Microsoft Power BI: si el equipo de Barcelona utiliza productos de Microsoft, Power BI sería una opción viable. Permite integrar datos de diversas fuentes para crear informes dinámicos y visualizaciones en tiempo real sobre el rendimiento de los jugadores.
• Tableau: famoso por su facilidad de uso y capacidad para manejar grandes conjuntos de datos, Tableau podría ser utilizado por Flick para crear dashboards interactivos. Estos dashboards podrían mostrar estadísticas clave como el rendimiento de los jugadores, patrones de movimiento, y eficiencia en el campo.
• D3.js: Para usuarios con conocimientos de programación, D3.js ofrece una personalización extrema de visualizaciones. Flick o su equipo de análisis podrían usar esta librería para crear gráficos específicos que no están disponibles en herramientas más estándar.
• Piktochart: Aunque más orientado a la creación de infografías, podría usarse para visualizaciones más simples o para comunicar datos de una manera más accesible para el público general o para informes internos.

1. Recopilación de datos: los datos podrían provenir de varios sensores en el campo, estadísticas de partidos, entrenamientos, y análisis de video. Estos datos incluirían métricas como distancias recorridas, pases completados, tiros, y más.
2. Limpieza y procesamiento de datos: Aquí se preparan los datos para su análisis, eliminando información irrelevante o errónea.
3. Visualización:
   • Mapas de calor: para ver dónde se mueve un jugador en el campo y con qué frecuencia.
   • Diagramas de flujo: para analizar los patrones de pase y movimiento del balón.
   • Gráficos de líneas o barras: comparar estadísticas a lo largo del tiempo o entre jugadores.
4. Análisis y decisión:
   • Identificación de patrones: detectar tendencias en el rendimiento que podrían no ser evidentes sin visualización.
   • Mejora de estrategias: ajustar tácticas basadas en datos visuales, como la posición de un jugador o su efectividad en diferentes roles.

• Confidencialidad y Privacidad: es crucial manejar los datos de los jugadores con estricta confidencialidad dada la sensibilidad de la información.
• Actualización en tiempo real: la capacidad de actualizar visualizaciones en tiempo real podría ser clave para tomar decisiones rápidas durante partidos o entrenamientos.

Sucedería lo mismo con un asesor de electrodomésticos como lavadoras, el “big data” o la “Inteligencia Artificial” te dirá qué modelo es más óptimo según tus necesidades, quizás acabes comprando otra marca porque te resulta más confiable o más barata, según sea tu prioridad en ese momento.

La clave del éxito es conocer todas las herramientas disponibles y utilizar la que más nos sirva en cada caso.

Aprende a combinar e integrar diferentes herramientas digitales con visión de futuro en tus proyectos.

¡Haz magia con los datos!

Convierte aburridas tablas de Excel en actules gráficos visuales interactivos con animación 3D y realidad virtual que se personalizan mediante órdenes de voz.

Dashboard resultado ejemplo obtenido con Power BI:

+ info: https://learn.microsoft.com/es-es/power-bi/create-reports/service-dashboards

¿Cómo conseguir el nivel optimo de digitalización?

El primer paso es digitalizar todos los procesos de tu negocio, hacer una auditoría y preparar un presupuesto anual, para optimizar, automatizar y hacer eficiente, cada paso entre tu cliente y tu negocio.

• Servidores en la nube centralizados que gestionan todos los datos y archivos de la empresa.

¿Por qué servidores en la nube?

Utilizar servidores en la nube es la forma actual más segura de gestionar, utilizar y mantener datos digitales, documentos de trabajo y herramientas digitales diversas, a la vez, también facilitan el acceso y el almacenamiento, ya que cada vez que se guardan se comprimen y/o cambian de formato a CSV (formato digital de menor carga), ahorrando espacio y recursos.

• CRM: aplicación con todos los datos de tus clientes, proveedores, recursos humanos, etc.

El CRM es una aplicación personalizada y/o utilizar alguna especializada en cada sector, o alguna genérica como puede ser SAP Business One, SAGE, Zoho, Salesforce, Hubspot, etc.

Estas aplicaciones optimizar el uso simultaneo de datos para que no se colapsen y se solapen.

+ info: https://learn.microsoft.com/es-es/windows-server/manage/windows-admin-center/azure/

Ejemplo:

Si hacen una reserva en un restaurante en la web y mediante teléfono y solo queda una mesa libre, debemos establecer a priori qué usuario tiene prioridad de reserva, quizás si es un cliente recurrente, etc.

Lo mismo sucedería si hacen varias compras de un producto desde varios puntos en la tienda online, y solo queda una unidad en stock, en este caso si los dos usuarios tienen la misma prioridad, será cuestión de milésimas de segundos que pueda hacer la compra o no.

En un CRM suele tener un usuario que tiene acceso absoluto como “administrador” y el resto tienen acceso restringido para organizar ventas, producciones, logística, etc.

• Documentos digitales con datos empresariales a los que se brinda acceso a diferentes usuarios con una capacidad de uso, almacenamiento y procesamiento de datos. Estos documentos digitales suelen ser Hojas de cálculo que pueden ser de EXCEL de Microsoft Office u similares como Libre Office, o Google Sheerts.

Comparación rápida: Excel vs. Power BI

El tema está en que estos documentos están pensados para microdatos o empresas estilo Pyme, pequeñas, medianas, o que gestionan un volumen de datos limitado.

También sucede que mayoritariamente este tipo de documentos en origen no han sido creados pensando en que los utilicen varias personas y mucho menos varios usuarios simultaneos, y aunque actualmente se han ido actualizando, y en muchas empresas se utilizan a modo de CRM, no es su función natural y pueden dar problemas al usarlos en linia y/o en la nube.

Los ordenadores personales que utilizamos en oficinas también están pensados en que solo los use una persona y los archivos igual.

Desde que llegó Internet y el trabajo simultáneo en un servidor local o en la nube hemos compartido documentos y datos temporales, pero ahora en el actual sistema en la nube 100% requiere utilizar herramientas digitales como programas CRM capacitados para esos procesos y necesidades, para que puedan trabajar con esos mismos datos simultáneamente todos los usuarios que quieran, sin requerir más espacio ni más capacidad de procesamiento.

Está claro que muchas empresas estilo Pyme como estudios de ingeniería, arquitectura, diseño, despachos de abogados, escuelas privadas, empresas de hostelería, moda, etc; seguirán utilizando Excel para crear sus fórmulas que les generan estadísticas cruzadas de datos de años anteriores estratégicos de proveedores, clientes estrella, ventas, etc; pero también sería interesante que exploraran las oportunidades que les brindan las nuevas aplicaciones tipo CRM con Business Intelligence y con Inteligencia Artificial incorporada, como Power BI.

+ info: https://www.elastic.co/es/blog/eye-catching-canvas-dashboards-on-top-of-bike-sharing-data

Por ejemplo una alumna del Curso de IA de CIPSA ha aplicado un chat bot de atención al cliente a su consulta veterinaria online, también utilizar la IA para realizar dietas y tratamientos y seguimiento personalizado para todo tipo de mascotas con diversas problemáticas de salud.

Un alumno que trabaja comercial de motos y coches ha implementado también la Inteligencia Artificial en su día a día para ayudarle a mejorar el asesoramiento a nuevos clientes que le preguntan qué tipo de vehículo les va mejor según sus necesidades, según el kilometraje que van a realizar cada mes, etc.

Un alumno del Master de Gestión digital de Empresas está aprendiendo a aplicar los conocimientos de factura digital mediante aplicaciones para sus negocios relacionados con entrenamiento y nutrición deportiva.

Ejemplo: Panel de finanzas de Fútbol Americano de la NCAA

NCAA son las siglas de National Collegiate Athletic Association y es una organización que gestiona el atletismo estudiantil en Estados Unidos y Canadá. Este panel destaca el rendimiento financiero de la NCAA, con panorámicas de alto nivel de los ingresos totales, los gastos y los beneficios. Además, ofrece al público la posibilidad de filtrar estos datos por conferencia y por escuela participante. 

Accede al panel aquí

+ info: https://www.datacamp.com/es/blog/9-power-bi-dashboard-examples?dc_referrer=https%3A%2F%2Fwww.google.com%2F

Otro buen ejemplo es una gestoría que tiene varios clientes relacionados con la hostelería en Barcelona y ha implementado SAP Business One para toda la gestión de proveedores, reservas, etc.

Una alumna del Master de Inteligencia Artificial a aprendido a integrar Power BI en su empresa de transportes y le ayuda a tener al día todos sus vehículos disponibles, poder planificar futuras cargas, valorar qué opciones son más rentables según el tipo de productos a transportar, etc.

Otra alumna de Marketing Digital puede saber gracias a la analítica Web (Big Data) de Google Analytics y su tienda online de WordPress vinculada con Power BI la previsión mediante gráficos de qué productos serán tendencia de venta la próxima temporada.

¿A partir de qué cantidad de datos se recomienda usar POWER BI?

A partir de más de 100,000 filas.

¿QUÉ ES POWER BI?

Aplicación de acceso libre de Microsoft con motor Power Query que recopila y unifica datos de varias fuentes (Excel, Web, etc.,) y genera bases de datos inteligentes eficientes, que mediante algoritmos con Machine learning e Inteligencia Artificial, crean todo tipo de informes y gráficos dinámicos interactivos, tanto de comparativas del historial como de previsiones de futuro, planteando todos los escenarios posibles, con planes y soluciones A, B, C, D y etc, según cada caso y necesidad.

Puedes solicitar todo tipo de informes, gráficos avanzados y previsiones, para tomar mejores decisiones de futuro, aprende y mejora a medida que la utilizas.

Eso no significa dejar de utilizar EXCEL, sino utilizarlo para los temas que está hecho y para grandes volúmenes de datos usar POWER BI o SAP BUSINESS ONE.

¿POR QUÉ?

• Datos optimizados

Para obtener mejores predicciones, estadísticas y analíticas de datos.

• Trabajar de forma eficiente en la nube

Trabajar de forma optima con servidores en la nube
sin que colapsen por límite de espacio o poder de procesamiento de datos y compresión.

• Generar nuevas sinergias, colaboraciones e inversiones

Para generar una imagen de innovación digital
y positiva y captar nuevas inversiones y colaboraciones de futuro.

Así el objetivo general como siempre es aumentar la rentabilidad ypara conseguirlo es imprescindible planificar con éxito tu estrategia y aplicar las tácticas idóneas en el momento preciso.

Teniendo todos los datos de forma visual accesibles en un simple golpe de vista en tiempo real puedes decidir tu apuesta con más fiabilidad.

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