Potencia EXCEL con IA

Cómo usar la Inteligencia Artificial en Excel: la revolución de la ofimática profesional.

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En CIPSA somos escuela oficial de cursos para obtener la certificación oficial de Microsoft Office Mos de Excel, Word, Outlook, Power Point y Access, puedes realizar los cursos de forma personalizada gracias a nuestro campus virtual adaptable con formato ebook, accesible las 24h desde cualquier dispositivo, tanto en la escuela del centro de Barcelona ciudad como online, siempre con la ayuda de tu tutor, que realizará tu seguimiento y tutorías.

En el mundo actual, la inteligencia artificial (IA) ha dejado de ser una simple herramienta futurista para convertirse en un recurso esencial en nuestras tareas diarias, incluyendo el uso de herramientas como Excel.

Tanto si estás explorando cursos de ofimática online oficiales de Microsoft como si buscas formación presencial en el centro de Barcelona, aprender a utilizar IA en Excel puede marcar una gran diferencia en tu productividad y habilidades profesionales.

En este artículo, te mostramos cómo sacar el máximo partido de la IA en Excel, ya sea para analizar datos, automatizar tareas o realizar predicciones avanzadas.

El objetivo general de la Inteligencia Artificial es mejorar procesos para optimizar la producción, ahorrar y disminuir tiempo de trabajo, organización, calidad, costes y aumentar beneficios.

Lo ideal es estar ya dentro de una empresa y/o tener acceso a datos de tu propio negocio y analizar datos para aprovechar al máximo estas herramientas, para analizar tendencias de futuro y poder tomar decisiones al respecto.

Podemos aplicar modelos de IA ya construidos en nuestros Excel.

Un modelo de IA se define por su capacidad para tomar decisiones y/o hacer predicciones de forma autónoma.

Un buen ejemplo de una aplicación con IA es la que gestiona un almacén automatizado estilo Amazon, como el tubo que transporta dinero y/o productos, que habitualmente vemos en algunas farmácias, supermercados, etc.

Hay todo un sistema digital de comunicación automatizada de creación de paquetes conectado con los pedidos que genera un paquete y lo transporta automáticamente a la persona que está en caja atendiendo o directamente al comprador.

También puede generar emails de respuesta, anuncios personalizados en medios y canales de promoción online, cambios automáticos en tu tienda online, ecommerce, etc.

Es un gran ejemplo el Tubo automático de la Revuelta.

También hay empresas que tienen máquinas automatizadas como «cajas rápidas» que detectan productos con IA como las tiendas físicas de Decathlon y hacen la factura para que puedas pagar de forma super optimizada.

Estas herramientas se pueden aplicar en todo tipo de negocios y sectores, para optimizar cada departamento y parte del proceso en la experiencia de cliente, desde que conoce a la marca y entra en contacto hasta que se hace cliente, prescriptor, o recomienda tus productos y servicios, o se puede volver incluso partner, embajador de marca, etc.

El mayor problema que puede generar utilizar estas herramientas es exponer los datos estratégicos de tu empresa, así que asegúrate siempre de encriptar bien tus documentos y saber quién tiene permisos para ver la información de tus negocio.

Funciones integradas con IA en Excel de Office.

Excel, como parte del ecosistema Microsoft 365, incorpora funciones basadas en IA diseñadas para simplificar y optimizar el trabajo:

• Ideas en Excel (Insights):
  Esta herramienta analiza tus datos automáticamente, identificando patrones y tendencias clave.
  • Cómo usarlo: accede a la pestaña Inicio y selecciona Ideas. Verás recomendaciones gráficas, predicciones y resúmenes de los datos.
  • Ideal para profesionales que necesitan insights (estudio de resultados, predicciones, perspectivas, enfoques, análisis) rápidos sin ser expertos en análisis de datos.
• Funciones predictivas:
  Utiliza fórmulas como FORECAST.ETS para predecir valores basados en series temporales, como ventas futuras o tendencias de mercado.

Complementos y herramientas externas de Office Excel con Inteligencia Artificial muy útiles.

¿Sabías que puedes potenciar Excel con complementos especializados? La tienda de Office te permite instalar herramientas de IA adicionales.

Complementos populares:

• DataRobot: análisis avanzado de datos.

Tutoriales y documentación de Data Robot

https://docs.datarobot.com/en/docs/get-started/gs-videos/index.html

• Solver: resuelve problemas de optimización complejos.

+ info:

https://support.microsoft.com/es-es/office/definir-y-resolver-un-problema-con-solver-5d1a388f-079d-43ac-a7eb-f63e45925040

• Cómo instalarlos:

Ve a Insertar > Complementos y busca herramientas relevantes para tus necesidades de IA.

 Microsoft Copilot: el futuro de la ofimática profesional.

Microsoft Copilot es la última innovación en IA para Excel, disponible en Microsoft 365.

Esta herramienta permite interactuar con tus hojas de cálculo utilizando lenguaje natural, mediante mensajes escritos y por voz, estilo Alexa de Amazon o Siri de Apple.

• ¿Necesitas un gráfico? Solo escribe lo que deseas y Copilot lo crea por ti.

• ¿Fórmulas complejas? Copilot sugiere las mejores fórmulas basándose en tus necesidades.

Es una funcionalidad revolucionaria para quienes buscan una experiencia más fluida e intuitiva con Excel.

+ info:

https://support.microsoft.com/es-es/office/introducci%C3%B3n-a-copilot-en-excel-d7110502-0334-4b4f-a175-a73abdfc118a

Aplica Copilot paso a paso en tu Excel 

Verifica los requisitos para usar Copilot en Excel

Antes de empezar, asegúrate de cumplir con los siguientes requisitos:

• Microsoft 365 Copilot: disponible para suscriptores de Microsoft 365 en las versiones compatibles de Excel.
• Conexión a internet activa de alta calidad: Copilot utiliza inteligencia artificial en la nube.
• Cuenta de usuario habilitada: debes tener permisos para usar esta funcionalidad en tu entorno de trabajo o personal.

Accede a Microsoft Copilot en Excel

1. Abre Excel: inicia la aplicación desde tu ordenador o mediante la versión web en Office.com.
2. Localiza el panel de Copilot:
   • Normalmente aparece en la esquina superior derecha de la interfaz como un icono interactivo.
   • Si no lo ves, verifica que esté habilitado en tu configuración de Microsoft 365.

Interactúa con Copilot mediante lenguaje natural

Microsoft Copilot funciona con comandos en lenguaje natural. Solo necesitas escribir lo que deseas hacer. Aquí tienes algunos ejemplos:

• Crea un gráfico automáticamente:
  • Escribe: «Crea un gráfico de líneas que muestre las ventas mensuales del 2023.»
  • Copilot generará el gráfico en segundos.
• Genera fórmulas complejas:
  • Escribe: «Calcula el porcentaje de aumento de ventas entre enero y junio.»
  • Obtendrás la fórmula correcta insertada en la celda correspondiente.
• Analiza datos:
  • Escribe: «Resume los datos de esta tabla y muéstrame las principales tendencias.»
  • Copilot te ofrecerá un análisis detallado.

Personaliza las respuestas y resultados

Copilot permite ajustar los resultados según tus necesidades:

• Si un gráfico no tiene el diseño que necesitas, pide algo más específico: «Cambia este gráfico de barras por uno de sectores.»
• Si una fórmula no funciona como esperabas, puedes afinar la solicitud: «Incluye un promedio en lugar de un total.»

Usa ejemplos predefinidos para aprender

Copilot incluye sugerencias y plantillas para ayudarte a familiarizarte con su uso:

• Busca frases comunes como:
  • «Haz un desglose de gastos por categoría.»
  • «Crea un gráfico de dispersión para estos datos.»
• Experimenta con plantillas preconfiguradas para entender mejor cómo responde Copilot a diferentes tipos de datos.

Automatiza tareas repetitivas

Copilot es ideal para ahorrar tiempo en procesos rutinarios:

• Limpieza de datos: pide: «Elimina filas duplicadas y corrige formatos de fecha.»
• Creación de informes: escribe: «Genera un informe mensual con gráficos y resúmenes de tendencias.»

Explora funciones avanzadas

Microsoft Copilot no solo responde a comandos básicos; también puede realizar análisis complejos:

• Predicciones: escribe: «Predice las ventas para los próximos tres meses basándote en esta serie temporal.»
• Modelos avanzados: pide: «Crea un análisis de correlación entre estas dos variables.»

Guarda y comparte tus resultados

Una vez que Copilot complete tu solicitud, puedes:

• Guardar el archivo directamente.
• Compartir los resultados con tu equipo desde Excel.

Excel + Chat GPT

ChatGPT, basado en inteligencia artificial, puede procesar lenguaje natural y realizar tareas complejas como generar fórmulas, limpiar datos o analizar tendencias. Al integrarlo con Excel, puedes:

• Simplificar procesos repetitivos.
• Obtener explicaciones y sugerencias para problemas en tus hojas.
• Generar resúmenes o análisis de datos automáticamente.

Formas de usar ChatGPT con Excel

1. Complementos de terceros

Existen herramientas y complementos que facilitan la conexión de ChatGPT con Excel. Algunos de los más populares son:

• OpenAI API: Permite utilizar ChatGPT directamente desde Excel mediante scripts personalizados.
• Complementos especializados: Busca complementos que integren GPT directamente en tu entorno de trabajo.

2. Uso de macros con VBA

Puedes usar VBA (Visual Basic for Applications) para enviar solicitudes a ChatGPT a través de la API de OpenAI y devolver respuestas directamente en Excel.

• Ventajas:
  • Personaliza las funciones según tus necesidades.
  • Automatiza tareas avanzadas como generación de contenido o análisis de texto.

Ejemplos prácticos de ChatGPT en Excel

1. Generar fórmulas automáticamente

• Ejemplo: Escribe en una celda: «Crea una fórmula para calcular el promedio de las celdas A1:A10 si son mayores a 50.»
• ChatGPT puede generar y devolver la fórmula correcta: =PROMEDIO.SI(A1:A10, ">50").

2. Limpieza y transformación de datos

ChatGPT puede ayudarte a diseñar pasos para limpiar datos desordenados, como eliminar duplicados, formatear fechas o dividir textos en columnas.

3. Análisis de datos avanzados

• Responde preguntas complejas basadas en tus datos, como:
  • «¿Cuáles son las tendencias clave de estas ventas mensuales?»
  • «Resume los datos de esta tabla en tres puntos principales.»
• ChatGPT puede devolver texto explicativo o análisis detallados.

4. Automatización de tareas repetitivas

Con macros y ChatGPT, puedes automatizar procesos como:

• Generar informes semanales basados en datos específicos.
• Clasificar datos según criterios definidos por lenguaje natural.

5. Creación de contenido relacionado

• Genera descripciones de productos, resúmenes o informes directamente en Excel.
• Traduce texto o crea contenido para correos electrónicos o presentaciones.

Cómo configurar ChatGPT con Excel paso a paso

1. Consigue una clave API de OpenAI

1. Crea una cuenta en OpenAI.
2. Accede a la sección de API y genera tu clave de acceso.

2. Configura Excel para usar la API

1. Abre Excel y habilita las macros (VBA).
2. Escribe un script en VBA para conectar Excel con la API de OpenAI. Por ejemplo:

3. Prueba y ajusta el script

• Inserta preguntas o tareas específicas en tu hoja de cálculo.
• El script enviará tus datos a ChatGPT y devolverá respuestas útiles.

Ventajas de usar ChatGPT en Excel

• Ahorro de tiempo: Automatiza tareas y genera resultados rápidamente.
• Flexibilidad: Resuelve problemas complejos con lenguaje natural.
• Aprendizaje continuo: Recibe explicaciones detalladas y personalizadas.

Limitaciones y precauciones

• Coste: El uso de la API de OpenAI tiene un costo asociado según el volumen de consultas.
• Privacidad: Asegúrate de no enviar información confidencial o sensible.
• Dependencia de internet: ChatGPT requiere conexión activa para funcionar.

+ info:

https://appsource.microsoft.com/es-pr/product/office/WA200005271?tab=Overview

Business Intelligence.

Análisis de datos y predicción con Power Query y Power BI de Microsoft.

Si buscas llevar tus habilidades al siguiente nivel, la combinación de Excel con herramientas como Power Query y Power BI es imprescindible:

• Power Query: facilita la transformación y limpieza de datos de forma automatizada en las bases de datos creadas en Excel. Es el motor que analiza los datos de las bases de datos creadas. Previamente debemos estructurar bien estas bases de datos para que podamos obtener datos correctos y prácticos.

• Power BI: herramienta que integra Word, Excel, Power Point, Power Query y Access, permite utilizar de forma profesional modelos de aprendizaje automático con IA para clasificar y predecir comportamientos, mezclando bases de datos de diferentes fuentes y/o repositorios: Excel, Websites, Wikipedia, etc. Ideal para hacer predicciones en todos los departamentos de una empresa: compras, ventas, logística, etc.

Estos recursos son especialmente útiles para analistas de datos, responsables de marketing y profesionales financieros.

Más información:

Curso Business Intelligence en CIPSA 

 IA personalizada con Python en Excel

La integración de Python con Excel es una de las formas más potentes de llevar la IA al mundo de la ofimática.

¿Por qué?

• Python amplía las capacidades de Excel

Excel es una herramienta muy versátil, pero tiene ciertas limitaciones en tareas como el manejo de grandes volúmenes de datos, algoritmos avanzados y automatizaciones complejas.

Python complementa a Excel y ofrecer estas ventajas:

• • Análisis de datos avanzado: bibliotecas de datos como Pandas y Numpy o herramientoas como XL Wings, puedes ejecutar modelos IA de machine learning directamente en tus hojas de cálculo, permiten realizar cálculos complejos, análisis estadísticos y transformaciones de datos a gran escala, por ejemplo analizar el consumo de música en Spotify, de videos en Youtube o de películas en Netflix.

• • Machine learning y predicciones: con bibliotecas como Scikit-learn, TensorFlow o PyTorch, puedes integrar modelos de aprendizaje con IA automático directamente con tus datos de Excel.

• • Si prefieres trabajar con un entorno más visual, y menos de código o programación,  también puedes utilizar Azure Machine Learning para integrar modelos entrenados en Excel.

• Automatización avanzada

Python permite automatizar procesos en Excel con mayor flexibilidad que las macros o VBA. Por ejemplo:

• • Limpieza y validación de datos en múltiples hojas.
  • Generación de informes automatizados con gráficos y estadísticas avanzadas.
  • Integración con APIs externas para extraer o enviar datos directamente desde Excel.

• Manejo de grandes volúmenes de datos

  Excel tiene límites en cuanto al tamaño de los datos que puede manejar eficientemente (alrededor de un millón de filas). Python, en cambio:

  • Puede procesar datasets mucho más grandes y exportar los resultados de vuelta a Excel.
  • Permite optimizar operaciones complejas para trabajar con grandes volúmenes de datos de forma fluida.

• Visualizaciones personalizadas

  Aunque Excel ofrece gráficos básicos, Python, mediante bibliotecas como matplotlib o seaborn, permite:

  • Crear gráficos altamente personalizados.
  • Visualizar datos complejos de formas que no son posibles en Excel.
  • Integrar estos gráficos en hojas de Excel para presentaciones profesionales.

• Conexión con otras herramientas y servicios

  Python puede integrarse con una amplia variedad de herramientas y servicios externos, como bases de datos, APIs o servicios en la nube (por ejemplo, Azure o Google Cloud). Esto permite enriquecer los datos de Excel o enviar resultados a otras plataformas.

• Fácil integración mediante librerías especializadas

  Existen herramientas diseñadas específicamente para conectar Python con Excel como las siguientes librerías de datos:

  • openpyxl y xlsxwriter: para leer, escribir y modificar archivos Excel.
  • pandas: para trabajar con datos tabulares y exportar directamente a Excel.
  • xlwings: para interactuar con Excel en tiempo real, permitiendo automatizar procesos y conectar hojas de cálculo con scripts de Python.

• Comunidad y soporte

  Python cuenta con una comunidad muy activa y una gran cantidad de recursos y tutoriales. Esto facilita el aprendizaje y la resolución de problemas al trabajar con Excel y Python juntos.

Automatización Inteligente con Macros y VBA

¿Tienes tareas repetitivas que consumes mucho tiempo?

Con Visual Basic for Applications (VBA), puedes crear algoritmos personalizados para optimizar procesos.

Un ejemplo práctico es utilizar VBA para clasificar automáticamente datos en función de criterios específicos. Esto ahorra tiempo y reduce errores.

Integración con APIs de IA Externas

Para quienes buscan llevar la IA en Excel aún más lejos, integrar APIs como OpenAI (que incluye modelos como GPT) puede ser una solución innovadora.

• Cómo hacerlo:
  • Configura una conexión entre Excel y la API a través de Python o herramientas como Power Automate.
  • Automatiza procesos complejos, como la generación de texto o el análisis semántico.

Formación en IA para Excel: Cursos Online y en Barcelona

Si te interesa dominar todas estas herramientas, te recomendamos explorar los cursos oficiales de Microsoft 365 que incluyen Excel e inteligencia artificial. En CIPSA ofrecemos:

Cursos ofimática oficiales Microsoft de Excel, Access, Power BI, etc.

Aprende a tu ritmo desde cualquier lugar y certifícate fácilmente.

Formación 100% online y presencial en el centro de Barcelona.

Clases prácticas personalizadas a través de profesores especializados que te brindan una atención personalizada tanto en persona como online mediante videollamadas.

Además, nuestros cursos están diseñados para empresas y profesionales que buscan certificarse en habilidades de Excel avanzadas, incluyendo el uso de IA.

También disponemos de cursos de Visual Basic .NET, C#, C++, Python, etc.

La inteligencia artificial en Excel ya no es una opción, sino una necesidad para quienes desean destacar en el mundo laboral. Aprovecha las herramientas y tecnologías descritas para optimizar tus tareas, y si quieres aprender con expertos, considera unirte a un curso oficial de Microsoft en formato online o presencial en Barcelona.

¡El futuro de la ofimática comienza aquí! ¡Te esperamos!